加快推进电子档案建设 助力集团高质量发展

当今世界信息技术创新发展日新月异，以数字化、网络化、智能化为特征的数字化转型浪潮蓬勃兴起。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央高度重视信息化工作，高瞻远瞩、把握大势，从党和国家事业发展全局出发，提出了一系列新理念、新思想、新战略，为促进信息化建设和数字化转型指明了前进方向，提供了根本遵循。

《中国共产党第十九届中央委员会第五次全体会议公报》及《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十四个五年规划和二〇三五年远景目标的建议》提出了加快数字化发展，推进数字产业化和产业数字化的新要求。国务院国资委陆续出台《对标世界一流管理提升行动》《国企改革三年行动方案》等多项政策，要求企业加快数字化转型，在生产方式、业务形态、商业模式等方面积极推动数字化重构升级。在这一背景下，施工企业工程档案电子化已成为趋势，档案法的颁布也为电子档案单轨制管理提供了法律依据。作为山东省最早推行项目管理和全国首批建筑工程施工总承包特级资质企业，集团在工程档案电子化方向上再一次走在了全省前列，2020 年上线的施工资料信息化管理平台实现了档案资料在项目过程中的原生电子化，并于去年配合山东省档案馆进行了电子档案归档的试点工作。“十四五”期间集团顺应国家档案管理的发展趋势，在项目工程资料电子化管理的基础上开展工程档案数字化、信息化转型，将“死档案”变成“活信息”，实现了工程档案可查询、可追溯、可利用的信息化管理模式，建立全生命周期工程档案管理系统助力集团高质量发展。

借助先进的建设工程档案电子化信息管理平台，集团系统性推进工程档案电子化管理，将工程建设经验积累起来、利用起来、发挥出来，进一步加强了工程档案的“收、管、用”。以下为各级主管部门及集团内部电子档案工作的具体推进情况。

山东省档案馆电子档案推进情况

2021 年 12 月 16 日山东省档案馆发布鲁档馆函〔2021〕39 号文《关于确定建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目的通知》，确定壹合广场等 11 个项目为建设项目电子文件归档和电子档案管理试点项目，并从三个方面进行了要求。

一、提高思想认识

建设项目档案是国家档案的重要组成部分，电子文件归档和电子档案管理是提升项目管理能力，管控信息资源，促进信息化健康发展的重要举措，各试点单位要充分把握电子文件发展的时代机遇，围绕中心、服务大局，积极探索应用新技术新方法，推动形成具有推广价值的科研成果，以档案工作实际成效助力国家经济建设重大战略的实施。

二、加强组织推动

各试点单位要认真对照《通知》中试点任务的要求，进一步明确试点范围和目标，细化试点任务和步骤，补充完善试点方案。试点方案确定后，试点单位要严格按照试点目标和任务，组织档案部门、信息技术和业务部门等协调推进。

三、强化指导服务

各推荐单位结合本地区、本单位实际，做好试点工作跟踪指导。相关档案部门要加强档案业务服务指导供给，紧紧围绕试点推进情况，及时帮助发现问题、解决问题，针对试点具体工作提出技术和理论服务。各试点单位每半年报送试点工作开展情况，我馆将通过跟踪指导、阶段检查、召开交流会、组织现场观摩等方式，加强对试点工作的跟踪督促。

济南市档案馆电子档案推进情况

2022 年 9 月 30 日济南市住房和城乡建设局发布《济南市城市建设档案管理规定实施细则》的通知，明确指出有保存价值的电子档案是指在城市规划、建设和管理中通过数字设备及环境形成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体中，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的电子文件及其元数据。建设工程档案的编制应符合《建设工程文件归档规范》（GB/T50328）和《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T117 的要求）。城建档案管理机构应加快推进传统载体档案数字化和电子档案接收进程，建设全市城建档案一体化平台，建立房屋建筑工程档案和市政基础设施档案目录数据库，做好城建档案信息资源的动态维护和共享利用。

建设工程电子档案的编制应当遵守下列规定：

1、建设工程电子文件形成单位应做好电子文件的收集、整理、归档工作；归档的电子文件必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。

2、建设工程电子文件的著录应按照现行国家标准《城建档案著录规范》（GB/T50323）进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识信息与数据。

3、建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案及验收阶段电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的电子档案按要求进行检测；检测合格后向城建档案管理机构移交。

4、建设单位应督促各参建单位随工程建设进度同步形成、同步编制建设工程档案，通过建设工程文件在线接收系统线上归档建设工程电子档案（包括纸质档案扫描件）。

2023 年 3 月 21 日上午，济南市城乡建设发展服务中心城建档案馆党支部、济南市城乡建设发展服务中心智慧住建发展部党支部、济南城建档案学会及山东建工集团第五分公司党支部在壹合广场项目开展了“‘项目突破年’优化营商环境”法治主题党日活动。济南市城乡建设发展服务中心城建档案馆党支部杜厚勤解读了《〈济南市城市建设档案管理规定〉实施细则》，刘永刚讲解了《济南市建设工程电子档案在线接收系统》，工程部对筑业云资料及资料管理云平台进行了相关介绍

济南市高新区电子档案推进情况

2023 年 3 月 29 日，济南市高新区召开了“济南市高新区建设‘一张图’‘一键归档’推进会”。会上提到，数字化图纸一图到底，强化监管保障质量安全，电子竣工图一键归档，为项目交付提速。为了实现工程建设项目“一套图纸”多单位、多部门、多流程便捷使用，规范图纸变更程序，最大限度减少工程质量隐患和后期经济纠纷，济南高新区依托“济南市数字化图纸闭环管理系统”与“济南市高新区城建档案在线服务平台”互联互通，在区域内所有在建工程项目中，推广建设工程全过程数字化图纸闭环管理机制，实现了工程建设“一张图”“一键归档”。具体是，工程建设、勘察、设计、图审、变更、施工、竣工验收、消防审验、档案移交等各环节全面应用数字化图纸，参建单位按图施工和图纸变更，图纸及变更审查程序全过程纳入“济南市数字化联合闭环管理系统”。建设单位可将图审后的电子图纸转发给各参建单位，解决图审图纸数量有限的问题，保障现场各单位、各层级均按图审图纸施工。

同时，工程建设项目的图审、质量安全监督、消防、档案移交等部门，均可在线上使用数字化图纸实施监管，最大程度上减少工程质量隐患和后期经济纠纷。

建设工程档案移交是建设工程项目竣工备案的前置条件，图纸移交是其中的重要组成部分。而一个工程项目的图纸从几百张到上万张不等，数量繁多，归集难度大。如今，通过数字化图纸闭环管理新模式，系统自动编制电子竣工图，避免竣工图不真实、不准确、不完整的问题。基于数据端口的打通，工程竣工后，“济南高新区城建档案在线平台”可以自动获取带有电子签章的电子竣工图，城建档案馆不再收取纸质竣工图纸。及实操演示，活动最后大家对推进建设工程档案实现数字化转型进行了交流研讨。济南市城乡建设发展服务中心对集团电子文件归档和电子档案管理工作给予充分认可和高度评价。本次活动由济南日报进行了专题报道。

集团电子档案推进情况

集团自 2019 年底开始对项目工程资料进行统一管理，2020 年与筑业软件公司共同研发了山东建工集团工程资料管理云平台，通过云平台的使用，实现了以下提升：

1. 公司加强了对工程资料管理的实时性管理，解决了检查抽样率不足的问题；

2. 方便公司随时掌握项目资料进度情况，解决项目资料管理标准不统一、离散度大、水平参差不齐等问题，规范管理职责和工作流程；

3. 实现工程资料的同步、交圈、真实、有效；

4. 通过数据留存，提高公司及项目工程资料的综合管理效率；

5. 解决了项目部多、单位工程数据多、项目分散不好统一管理的现象；

6. 解决了长期以来针对工程资料缺少有效的管理手段的问题；

7. 实现了资料在线编辑、实时上传、实时查看。

截至目前，共计对 219 个项目进行了公司内部文件签审，对 191 个项目进行了建筑工程资料签审，审批表格 10393 张，产生源生电子文件表格 86187 张。通过对云平台的深度应用，减轻了程序的冗余，大幅提升了工作效率，主观能动性发生巨大转变。同时，新冠疫情期间云平台的优越性也得以体现，通过云平台进行日常业务的签审工作，可以有效减少人员间的相互接触，保证项目持续正常运行，减少因签审问题带来的后期项目履约风险。

自 2019 年至今，资料云平台共计投入 48 万元，初步推算节约人力成本约 30 万元 / 年，节约扫描费用约 191 万 / 年，节约整理费用约 191 万 / 年。

壹合广场项目五方签章推进情况

一、试点任务

1. 壹合广场作为山东省档案馆的第一批试点单位，以电子文件归档和电子档案管理规范化、科学化为核心，覆盖建设项目电子文件“形成、流转、归档”和电子档案“移交、保管、利用”等全流程的管理体系。

2. 结合项目管理信息系统实际情况，研究在建项目电子文件归档和电子档案管理中涉及的存储格式、元数据、电子签名、封装和备份等关键技术，提出保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性的解决方案。

3. 研究建设项目电子文件归档范围、保管期限和电子档案分类体系，提出项目档案仅以电子文件形式保存的实现方案。

4. 研究具有可操作性的建设项目电子文件归档和电子档案管理功能需求，提出适合项目管理需要的电子文件归档功能和电子档案管理系统建设方案。

5. 研究大数据、云计算等数据挖掘技术，结合业务场景，提出电子档案更好服务项目建设、运行和管理的方法。

二、试点范围

依据济南市重点建筑工程竣工档案归档范围，汽车配件厂一地块开发项目的工程准备阶段文件（A 类）、监理文件（B类）、施工文件（C 类）列入此次试点范围。

截至 2022 年 12 月 31 日，山东建工集团汽车配件厂一地块开发项目试点项目用户数量 54 个，形成工程资料电子文件共计 3947 份，其中已完成工程资料电子文件签审 2080 份、集团内部文件签审 72 份，工程资料电子化培训 7 次。项目试点自 2021 年 8 月启动，2022 年 9 月成功上线。

有赖于项目部齐心协力和领导们的大力支持，试点工作持续推进。经总结和复盘，采用建设项目电子文件归档和电子档案管理，提高了审批效率，降低了管理成本，减少了文件管理风险，丰富了企业知识库，有利于企业信息化建设和企业发展。

从上线后的运行情况来看，系统完全满足项目人员的资料编制需求，运行期间状态良好、日趋稳定，数据更新和程序升级及时，内外部顾问运维服务响应迅速，实现及时和有效的维护，问题第一时间能够沟通解决，为集团公司全面推广建设项目电子文件归档和电子档案管理奠定了基础。

道阻且长，行则将至，行而不辍，未来可期。让我们更加紧密地团结起来，把学习习近平新时代中国特色社会主义思想与推进电子档案建设深度结合，树立敢于担当、勇于作为的先锋意识，促进集团在创新发展阶段再立新功，助力企业加快实现高质量发展，为把集团打造成为省内建筑企业“排头兵”而努力奋斗！

（集团工程部 黄泽锋）